Digitalisierung in der Finanzbranche
Mit smarter Software dem Papierchaos ein Ende machen
Ob Pfändungsbearbeitungen, steuerliche Selbstauskünfte oder die Erfassung von Legitimationsdokumenten – im Arbeitsalltag von Banken häufen sich große Mengen von Informationen an, die in vielen Fällen mühsam manuell erfasst und einzeln weiterverarbeitet werden müssen. Eine zeit- und kostenaufwändige Arbeit, die personelle Ressourcen blockt und Prozesse stark verlangsamt. Zudem müssen sich Banken und Finanzinstitute aufgrund strenger werdender gesetzlicher Bestimmungen in der Datenverarbeitung bei Legitimationsdokumenten und AGB-Zustimmungsformularen auf ein erhöhtes Arbeitsaufkommen einstellen. Digitale Dokumentenverarbeitung schafft hier Abhilfe.
Entlastung durch intelligente Automatisierung
Bei einer automatisierten Dokumentenverarbeitung strukturiert intelligente Software Dokumente aus diversen Eingangskanälen, ermittelt daraus automatisch relevante Informationen und übergibt diese in nachgelagerte fachspezifische Prozesse. Mittels moderner Technologien, hochentwickelter Texterkennungsengines und Algorithmen zur Nachveredlung der Daten werden manuelle Dokumentenerfassungsprozesse vermieden, was Routineabläufe effizienter gestaltet, Personal entlastet und so Kapazitäten für wichtigere Aufgaben frei macht.
Besonders häufig kommen softwarebasierte Dokumentenmanagement-Tools bei wiederkehrenden, ähnlichen Dokumententypen zum Einsatz, die regelmäßig in großer Zahl anfallen und bearbeitet werden müssen. Konkretes Beispiel aus dem finanzwirtschaftlichen Geschäftsalltag ist die Bearbeitung von Ausweislegitimationen, FATCA-Selbstauskünften und Pfändungsdokumenten:
Pfändungsbearbeitung
Bei der Bearbeitung von Pfändungsdokumenten unterstützt eine intelligente Automatisierung bei der Informationsverarbeitung aus einer Vielzahl von Eingangs- und Folgedokumenten, indem diese erfasst und automatisch an nachfolgende fachliche Prozesse oder das verwendete System zur Pfändungsbearbeitung weitergeleitet werden.
Ausweislegitimation
Gescannte Ausweisdokumente und andere Legitimationsunterlagen können mit einem smarten Dokumentenmanagement automatisch verarbeitet werden: Relevante Informationen werden ausgelesen, extrahiert und in den weiteren Prozessablauf integriert.
Kundendokumente (AGB-Zustimmungsformulare)
Seitdem der Bundesgerichtshof eine stillschweigende Kunden-Zustimmung bei geänderten AGB im Bankwesen gekippt hat, sind Finanzinstitute verpflichtet, sich bei Vertragsänderungen Einverständniserklärungen einzuholen. Die anschließende Verarbeitung solcher Informationen kann mithilfe eines intelligenten Dokumentenmanagementsystems automatisiert werden, um den zusätzlichen Arbeitsaufwand zu minimieren.
FATCA-Selbstauskunft
Eine softwarebasierte Dokumentenverarbeitung kann zur automatischen Verarbeitung von FATCA-Selbstauskünften zur steuerlichen Ansässigkeit von natürlichen und juristischen Personen verwendet werden. Nachdem alle notwendigen Informationen sicher und vollständig erfasst wurden, werden sie an das nachfolgende System zur weiteren Verarbeitung weitergeleitet.
3 Fragen an netgo-software-Experten Alexander Stein
Wie kann eine intelligente Dokumentenverarbeitung im Geschäftsalltag von Banken unterstützen?
Die intelligente Verarbeitung von Dokumenten unterstützt Banken und Finanzinstitute immer dort, wo sehr viele Dokumente bearbeitet werden müssen – egal, ob in Papierform oder als PDF. Bisher mussten Mitarbeitende solche Dokumente oft händisch abtippen und in nachgelagerte Prozesse einarbeiten. Bei einer softwarebasierten Dokumentenverarbeitung entfällt dieser umständliche und zeitintensive Arbeitsschritt und wird vom System übernommen. Über einen leistungsfähigen OCR-Engine werden Textinformationen erkannt, dezidierte Aufgaben automatisch erstellt und intelligent gesteuert.
Ist die Texterkennung zuverlässig?
Der große Vorteil bei der softwaregesteuerten Dokumentenverarbeitung ist, dass im Falle eines nicht zuverlässig erkannten Textes zahlreiche Algorithmen und Heuristiken greifen, die den Text als „fehlerhaft“ erkennen, diesen Umstand dann entsprechend melden und den Mitarbeitenden zur Prüfung vorlegen. Das System erstellt automatisch Aufgaben zur gezielten Nachbearbeitung, falls einzelne Informationen nicht sicher bearbeitet werden konnten. Ein Fehler bei einer händischen Datenerfassung bleibt oft lange unentdeckt und kann dann in der anschließenden Weiterverarbeitung der Dokumente für Probleme sorgen.
Warum ist netgo der richtige Partner bei softwaregesteuerter Dokumentenverarbeitung?
Das besondere an unserem Service ist, dass wir mit unserer eigens entwickelten, hochflexiblen Software zusätzlich Anwendungsfälle außerhalb des „Branchenstandards“ bearbeiten und somit schnell auf Ereignisse wie Gerichtsurteile reagieren können. Ein Beispiel hierfür ist die Bearbeitung von AGB-Zustimmungsformularen, die seit einem BGH-Urteil bei AGB-Anpassungen verpflichtend eingeholt werden müssen. Eine smarte Software, die bei der Bearbeitung solcher Dokumentenmassen unterstützt, ist besonders bei plötzlichen Belastungsspitzen ein riesiger Vorteil und macht nicht selten eine Dokumentenverarbeitung in solchen Ausmaßen erst möglich. Aber auch außerhalb sehr arbeitsintensiver Phasen wird intelligentes Dokumentenmanagement immer wichtiger – denn erfahrungsgemäß wird die Menge an zu verarbeitenden Daten mit der Zeit eher größer als kleiner.
Konsequente Digitalisierung bankenspezifischer Prozesse mit passgenauer Software
Gerade in der Banken- und Finanzwelt gibt es beim Thema Digitalisierung von Geschäftsprozessen noch viel Optimierungspotenzial. Denn nach wie vor müssen viele Routinetätigkeiten und in Papierform eingehende Sachbearbeitungen manuell bewältigt werden. Smarte Software-Lösungen wie eine automatisierte Dokumentenverarbeitung sorgen hier für echte Entlastung und passen sich an die Anforderungen der jeweiligen bankenspezifischen Prozesse an – und nicht umgekehrt.
Bei netgo begleiten wir Finanzinstitute, Kommunen und privatwirtschaftliche Unternehmen (von KMU bis Dax-Konzern) im Bereich Software-Entwicklung als zuverlässige Partner und unterstützen bei der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Besonders wichtig ist uns der enge Austausch mit unseren Kunden: Bei der Einführung von intelligenten Dokumentenverarbeitungs-Tools gehen wir in der Einführungsphase in detaillierten Workshops ganz auf die individuellen Prozessanforderungen ein, ermitteln sinnvolle Parameter und finden gemeinsam die optimale Lösung.
Nicht verpassen: Webinar „Digitale Dokumentenverarbeitung – Ihr Weg zu einer automatischen Abarbeitung von Routinetätigkeiten“
In unserem kostenlosen Webinar am 11. Mai 2023 um 10.00 Uhr geben unsere Software-Experten einen Einblick in die digitale Verarbeitung von bankenspezifischen Dokumenten und stellen unsere eigens entwickelte Software-Lösung Camino vor. Anhand konkreter Anwendungsszenarien wird gezeigt, wie Camino die Dokumentenverarbeitung vereinfacht, effizienter gestaltet und Ihre Mitarbeitenden entlastet.
LIVE WEBINAR
11. Mai 2023 | 10:00 - 11:00 Uhr
Eine softwarebasierte Dokumentenverarbeitung ist gerade für Banken, die täglich zahlreiche Dokumente manuell bearbeiten müssen, eine echte Entlastung.
