Elektronische Gelangensbestätigung für SAP® ERP

Seit dem 1.1.2012 gelten neue Nachweispflichten für das Vorliegen einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung, welche mit den Quick-Fixes ab 1.1.2020 deutlich verschärft wurden. Neben einer qualifizierten Prüfung der USt.IdNr. muss ein neues Dokument vorliegen, welches den Nachweis erbringt, dass die Ware tatsächlich an den Zielort gelangt ist, die sog. Gelangensbestätigung.
Mit dieser Lösung haben Sie nun die Möglichkeit, die Gelangensbestätigung bereits vorausgefüllt direkt aus SAP® ERP heraus zu erzeugen und zu versenden.

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Mit der Lösung haben Sie die Möglichkeit, die Gelangensbestätigung oder Spediteurbescheinigung direkt aus SAP heraus zu erzeugen und als interaktives multilinguales Formular (PDF) via Email zu versenden. Alternativ steht ein Druckformular für die Ausgabe per Druck oder Fax zur Verfügung.

Die Dokumente können in SAP

  • periodisch als Sammelbeleg pro Abnehmer (außerhalb der Nachrichtensteuerung),
  • als Einzelbeleg zur Nachricht,
  • als Sammelbeleg pro Abnehmer zur Nachricht erzeugt werden.

Der Abnehmer/Empfänger (Kunde oder Spediteur) erhält den Beleg als Email, öffnet das interaktive Formular, bestätigt den Erhalt mit Angabe des Datums, drückt den Absende-Button und schickt es dadurch mit einem Mausklick zurück.

In der Eingangsverarbeitung wird das Dokument automatisch den Prozessen zugeordnet und wahlweise als Archiv-Link-Objekt zum SAP-Beleg oder im Dokumentenstamm abgelegt. Optional ermöglicht die MEHRWERK-Lösung die automatisierte Abholung und Speicherung von Tracking-Protokollen von Expressdienstleistern als Gelangensnachweise.

Funktionen

  • Rechtssicherheit für umsatzsteuerfreie EU-Warenlieferungen
  • Gelangensbestätigung und Spediteurbescheinigung
  • Wahlweise Erstellung periodischer Sammelbelege oder Einzelbeleg
  • Statusverfolgung
  • Dokumentenablage
  • Erinnerungsverfahren
  • Umfangreiche Systemeinstellung zur optimalen Integration in Ihre Systemumgebung
  • Papierlos: „Green IT“*
  • Multilinguales Formular (zusätzlich außer DE,EN,FR) – beim interaktiven Verfahren
  • Komplett maschinelle Abwicklung *
  • SAP-zertifiziert

Gelangensbestätigung / Spediteurbescheinung

  • Interaktives PDF für eine vollständig elektronische Abwicklung
  • Druckformular für den Versand per Post, Spediteur, Fax, Email (PDF)

Ausgangsverarbeitung in SAP

Belege werden wahlweise erzeugt zu Lieferungen, HU’s, Transporten oder Rechnungen

  • als periodischer Sammelbeleg (ausserhalb der SAP-Nachrichtensteuerungen
  • als periodischer Sammelbeleg von Nachrichten
  • als Einzelbeleg zur Nachricht

Empfang der Dokumente beim Abnehmer / Kunde:

  • Beleg öffnen (Adobe Reader)
  • Erhalt auf dem Formular bestätigen
  • Absende-Button auf dem Formular drücken. Fertig!

Eingangsverarbeitung in SAP

  • automatische Eingangsverarbeitung des interaktiven Formulars
  • Zuordnung zu den Vertriebsbelegen

Ablage in SAP

  • Ablage im DMS (Dokument Management System)
  • Ablage im Archiv
  • Ablage als Dienst zum Objekt (z.B. zur Lieferung, Rechnung)

Monitoring

  • Beleg Monitor
  • Nachrichten Monitor
  • Nachweis Monitor

Erinnerungsverfahren

  • Erzeugung von Erinnerungen von überfälligen Gelangensbestätigungen
  • Mehrstufiges Erinnerungsverfahren
  • Monitoring

Anbindung Frachtdienstleister

  • Tracking Protokolle werden automatisch in die SAP-zertifizierte GLB-Lösung eingebunden und gespeichert
  • UPS, FedEx, GLS, DPD, DHL, weitere auf Anfrage…
  • Protokolle dienen als Gelangensnachweis
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